Als offertetrainer zie ik jaarlijks honderden tender- en aanbestedingsteksten van de deelnemers aan trainingen. Mijn oog begint er steeds meer op te vallen, dat veel offerteteksten eigenlijk best wel slaapverwekkend beginnen. Het zijn gemiste kansen zelfs.

Voorbeeld 1: het onnodig voorstellen
Stel, een universiteit vraagt u te beschrijven hoe u de kwaliteit van uw dienstverlening borgt. Voor velen van u een hele herkenbare vraag van aanbestedende diensten. Wat ik dan vervolgens regelmatig zie, is dat inschrijvers zich in de eerste zinnen in hun beantwoording eerst uitvoerig voorstellen.

Ik zie dan een beoordelaar voor me met uw plan voor zijn neus en een kop koffie erbij. Hij hoopt een goed verhaal te gaan lezen over de kwaliteit van uw dienst op zijn universiteit en leest dan als eerste:

“De diensten die wij sinds 1959 voor onze klanten verzorgen zijn: X, Y en Z. Wij maken onderdeel uit van de ABC Groep. Wij hebben daardoor landelijke dekking. Bij ons staan klanten hoog in het vaandel.”

De eerste vraag die bij mij opkomt is: waarom zou u eigenlijk uw organisatie eerst voorstellen? Ik zeg niet dat u dat nooit moet doen. Maar als u het doet, denk dan na over de plaats en de manier waarop. Want waarom zou u in de eerste openingszin schrijven wat u voor andere klanten doet? De beoordelaar wil lezen wat u voor hem gaat doen om de kwaliteit te borgen!

Als de klant (in dit geval een universiteit) één locatie heeft, dan is het meestal ook totaal overbodig om te schrijven dat u landelijke dekking hebt. Het is sterker om juist te schrijven dat u een vestiging bij hem om de hoek hebt, waardoor u binnen een half uur ter plekke plekt bij eventuele calamiteiten. En die jeukzinnen mag u ook weglaten. Zoals:

• We hebben klanten hoog in het vaandel.
• Wij luisteren naar onze klanten.
• Klanten staan bij ons centraal.

Waarom ik hier jeuk van krijg? Ze roepen eerder argwaan en twijfel op. Laat dus liever in uw offerte (en natuurlijk in uw dienstverlening) zien dat u klanten écht hoog in het vaandel hebt. Waar blijkt bijvoorbeeld uit dat u echt luistert naar uw klanten?

Voorbeeld 2: de verkeerde persoon centraal
Wist u dat veel offerteschrijvers beginnen met het woordje “we” of “wij”? Ja, ook als ze schrijven dat ze hun klanten hoog in het vaandel hebben of de klant centraal zetten.
De eerste zin is dan bijvoorbeeld:

• Wij zijn iso-gecertificeerd.
• Wij hebben ervaren medewerkers.
• Wij hebben meerdere jaren ervaring.

We leerden het vroeger al op school: begin een tekst nooit met ik, we of wij! Laat het meteen om de klant draaien. Spreek de klant letterlijk aan. Dat doet u door in de inleiding u-gerichte zinnen te gebruiken:

• U zoekt …
• U wilt …
• … is belangrijk voor u.

In die zinnen gebruikt u dan een aantal letterlijke woorden die de klant ook heeft gebruikt in zijn offerteaanvraag. Papagaaien noem ik dat. Want een papagaai herhaalt niet alles, maar wel datgene wat hij het meeste hoort. Met ‘papagaaien’ kunt u dus ook laten zien dat u echt naar uw klanten luistert.

Voorbeeld 3: overbodig kopieergedrag
Iedereen die inschrijft op aanbestedingen zal het herkennen. U moet in de inschrijving antwoorden geven op de gunningscriteria. Een klassieke fout die bijna iedere beginnende tenderschrijver maakt, is om de hele vraag volledig te kopiëren en te gebruiken in de inleiding. Zeker als ze net hebben gehoord dat ‘papegaaien’ belangrijk is. Ach, fout is misschien een beetje overdreven. Maar dit doorgeslagen kopieergedrag is gewoon zonde van de ruimte. En het is vooral een gemiste kans!

Uw lezer wil begrepen worden. Hij wil voelen dat u zijn wereld begrijpt. Laat daarom in de inleiding liever zien dat u begrijpt waarom de klant die vraagt stelt. Dat doet u natuurlijk niet door in de inleiding te schrijven: “Klant, ik begrijp helemaal waarom u iets wilt lezen over de kwaliteit.” Ook niet met een uitgebreide leeswijzer, zoals: “Hieronder leest u ons antwoord op uw vraag X. We beschrijven daarna hoe wij het gevraagde proces hebben ingericht. Tot slot leest u een antwoord op …”

Hoe dan wel? Door de vraag achter de vraag van de aanbestedende dienst te beschrijven! Dat is vaak een wens of een doel van de klant. Vaker nog een angst of een zorg die de aanbestedende dienst heeft. Niet voor niets vragen steeds meer aanbestedende diensten naar een risico analyse in de offerte.

Door de lezer het gevoel te geven dat u hem echt begrijpt, gaat hij met enthousiasme de rest van het verhaal lezen. U zet uw potentiële klant meteen in de JA-modus. En dat is toch wat u wilt?

Voorbeeld 4: clichézinnen
Pak uw laatste offerte er eens bij. U mag hem ook in gedachte nemen hoor. Maar hoe begint uw begeleidende brief bij de inschrijving eigenlijk? Hopelijk niet met van die slaapverwekkende zinnen als:

• Naar aanleiding van de publicatie …
• Hierbij stuur ik u de inschrijving …
• Met genoegen stuur ik u …

Gaap! Ook dit soort clichés mag u eruit gooien als u de klant voor u wilt winnen. Dit soort openingszinnen worden niet gelezen. En waarom zou u iets schrijven wat toch niet gelezen wordt? Laat liever de vonk meteen overspringen. Maak daarom iedere openingszin persoonlijk. Schrijf bijvoorbeeld zoals u het aan de telefoon zou zeggen. Daarmee trekt u wel meteen de aandacht.

Kortom
U begint uw inleiding van een aanbestedingstekst liever niet met het voorstellen van uw organisatie of met u zelf in de openingszin centraal te zetten. Ook niet met het volledig kopiëren van de vraag uit de gunningscriteria of te starten met een slaapverwekkende clichézin. Wilt u de klant voor u winnen? Dan zet u liever de klant centraal in de inleiding met u-gerichte zinnen. U laat zien dat u de klant begrijpt (door de vraag achter de vraag te beschrijven), waardoor u de klant meteen in de JA-modus zet.