Het kan niet uitblijven, de telefoon in Corona tijd. Hoe ga je ermee om? Wat zijn de voor- en nadelen en vooral. Wat doe jij?

Ik weet het nog precies. Na de eerste aankondiging van de Covid maatregelen sprongen al mijn klanten in de oeps-houding. Ze wilden allemaal het verder bellen even on hold. Ik had een heel andere beleving. Ik wilde gewoon doorbellen!

Bellen en bijblijven
Al heel snel viel het op. Er was een deel van de te bellen contacten dat het heel druk kreeg met de Corona. En het andere deel vond een telefoontje krijgen prima. Het leven gaat immers gewoon door. Aan de ene kant was het opvallend dat je een grote hoeveelheid 06 nummers kon noteren. In tegenstelling tot de absolute geheimhouding die je anders tegenkomt. Voor de ontvanger een feestje. Aan de andere kant de vele standaardzinnen als ‘Stuurt u eerst maar een mailtje’. En met een beetje geluk kreeg je dan ook een mailadres. Een info@ als het tegenzat, je had mazzel als het een persoonlijk mailadres was. Het CRM had een dagelijkse update nodig.

Het echte gesprek
En dan het geluk van de thuiswerkende management-assistente treffen. De simpele vraag ‘Hoe gaat het met u?’ bracht regelmatig een stortvloed aan verhalen teweeg. Het varieerde van wat ze van de situatie vonden tot de voor en nadelen van het thuiswerken. Aan de ene kant: korte slagen. Je bent immers zo op kantoor. Aan de andere kant: huilende kinderen en blaffende honden op de achtergrond. Het hele imago van zakelijke telefoongesprekken viel als donderslag bij heldere hemel weg. Er werden nieuwe normen en waarden gecreëerd. Niemand kijkt er nu meer van op als je op de achtergrond dit soort geluiden hoort. Het was al snel ‘het nieuwe gewoon’. Wel even wennen voor de strikt zakelijk gestemde onder ons.

Het antwoordapparaat
Het antwoordapparaat vierde hoogtij. Om dan maar niet te spreken (maar wel te schrijven) over wat er allemaal gezegd werd middels het antwoordapparaat. Dat ze het druk hadden; door de Corona. Dat ze niet aan de telefoon konden komen; door de Corona. Dat ze alleen alles per mail afwikkelen; door de Corona. Ongelooflijk lange wachttijden soms; door de Corona. In vertrouwen deel ik je mee dat het soms wel erg gemakkelijk leek, Corona overal maar de “schuld” van te geven.

Voordeel of nadeel
Het voordeel zit natuurlijk in het bijhouden van dit alles in je CRM-systeem. Zo ook de waardevolle informatie die je krijgt over hoe een organisatie dealt in deze bijzondere tijden. Daarmee kan je voldoende terugbel momenten creëren. En (ook) een mail sturen werkt mee aan het bewerkstelligen van één van de 7 DM momenten die je in een traject nodig hebt om in het brein van de ander terecht te komen. Dit geeft voldoende kansen om je hiermee te profileren en juist aanhoudend te blijven. Respecteer hoe men ernaar kijkt en blijf wel bij je doel. Uiteindelijk komt er een moment, ook tijdens of na Corona, dat de afspraken weer gepland kunnen worden. Teams-afspraken draaien overuren. Een enkeling durft het aan In Real Life te ontmoeten, natuurlijk met inachtneming van de RIVM-maatregelen. Maar die 1,5e meter bij een lunchafspraak, niet echt bevorderlijk voor het saamhorigheidsgevoel. Het lijkt meer op een nadeel. Aan de andere kant, elk moment dat je een potentiele klant kunt (aan)raken met je verhaal is er een.

Pas op de plaats gevoel
Herken je dat? Het voelt zo dat je bijna de afspraak kunt maken maar door de Corona nog net niet. Laat je er niet door weerhouden en blijf gewoon bellen en aanhoudend zijn. Blijf belnotities maken en refereer naar wat je in een eerder gesprek besproken hebt. En heus, er komt een keer een verandering in. Hoewel de economie en de maatschappij een flinke opdoffer krijgen gaat het leven wel gewoon door. En ook hier geldt, voor alles is een tijd. Dus zeker niet bij de pakken neerzitten en zorgen dat, juist nu, je hoofd boven het maaiveld blijft uitsteken.

Videobellen
Een hoofdstuk apart waar ik toch nog even aan wil refereren. Het is immers onlosmakelijk verbonden met dit corona-jaar. Teams, zoom meetingen; video-bellen is zeker een andere tak van sport. De energie slurpt je op. Het begint al met of het wel of niet meteen lukt in te loggen en elkaar te zien. Dan stagneert het geluid, het gedoe met wie er spreekt die zie je, of wil je toch ook alle andere deelnemers zien? En voordat iedereen goed en wel zit... Hoe zakelijk blijft het als je een slordige boekenkast op de achtergrond ziet? Tel daar bij op dat zo'n webcam niet meteen de meest flatteuze uitvoering van jezelf laat zien... Persoonlijk blijf ik liever gewoon bellen, maar als je niet ontkomt aan de video-meeting, maak er dan wat extra werk van. Zorg dat het wel flatteus oogt (dus niet met je winterjas een bijeenkomst bijwonen). Besteed van tevoren aandacht aan de techniek zodat die aan jouw kant in ieder geval goed zit. En zorg voor een neutrale achtergrond, liefst met logo.

En dus…
Benut deze periode goed door je CRM up-to-date te houden. Zorg voor een persoonlijke noot in je follow-up gesprekken en blijf aanhoudend op een prettige manier. Je zit er immers niet om vliegen te vangen. De ondernemer en zakenman/vrouw snappen dat ook gerust. Het is een prachtige periode om de klantenbinding te finetunen en goede vragen te stellen zodat je in gesprek blijft. Met een positieve mindset en de juiste energie aan de telefoon ben ik ervan overtuigd dat ze dan gewoon ook nog eens blij zijn als je belt!

Veel succes en goede zaken!